Hai mai sentito quella sensazione di essere sopraffatto dagli impegni, con mille cose da fare e nessun supporto valido da parte dei tuoi collaboratori? Se la risposta è sì, la Mappa delle Responsabilità potrebbe essere lo strumento che stai cercando.
La Mappa delle Responsabilità è uno strumento strategico (una specie di organigramma all’ennesima potenza) che ti permette di definire con chiarezza chi fa cosa in azienda, eliminando le ambiguità e ottimizzando i processi.
Fermati qui qualche minuto quindi, perché in questo articolo scoprirai come creare una Mappa delle Responsabilità efficace e quali vantaggi concreti può portare alla tua organizzazione.
La Mappa delle Responsabilità: cos’è e quali vantaggi porta all’azienda
Immagina uno spartito musicale. La Mappa delle Responsabilità è come uno spartito per la tua organizzazione: invece di note e pause, indica chiaramente i ruoli, le responsabilità e le relazioni tra le diverse funzioni aziendali.
Come in un'orchestra, dove ogni strumento ha il suo ruolo e contribuisce all'armonia complessiva, la Mappa delle Responsabilità assicura che ognuno sappia cosa fare e come interagire con gli altri per raggiungere l'obiettivo finale.
Rispetto a un organigramma tradizionale, che si limita a mostrare la gerarchia dei musicisti, la Mappa delle Responsabilità svela la partitura completa, mostrando come ogni ruolo contribuisce all'esecuzione del brano.
Una Mappa delle Responsabilità ben definita offre numerosi vantaggi all’azienda:
Chiarezza: elimina le ambiguità sui ruoli e le responsabilità, evitando sovrapposizioni e lacune
Delega efficace: permette di delegare con fiducia, sapendo che ogni compito è assegnato alla persona giusta
Migliore comunicazione: facilita la comunicazione tra i membri del team, migliorando la collaborazione
Flessibilità: si adatta facilmente ai cambiamenti organizzativi
Focus sui risultati: aiuta a mantenere l'attenzione sui risultati chiave dell'azienda
Tutto questo si traduce in una gestione delle attività più fluida e chiara per i tuoi collaboratori, e meno incombenze o controlli dell’ultimo minuto per te.
Avrai inoltre a disposizione uno strumento riassuntivo e visuale, immediatamente comprensibile e consultabile da tutti, dove si trovano quel 20% di informazioni che producono l’80% dei risultati.
Potrai quindi relegare organigrammi e mansionari complessi e dettagliati ai documenti che prepari per la certificazione ISO 9001 e che poi rimangono chiusi a chiave in un cassetto per sempre.
Vediamo subito insieme, dunque, come strutturare questo strumento fondamentale per la tua organizzazione, passo per passo.
Come strutturare una Mappa delle Responsabilità efficace in azienda
Per strutturare la Mappa delle Responsabilità in maniera efficace, sono necessarie 5 attività principali che coinvolgono il team, i settori aziendali e le responsabilità di ognuno. Eccole nel dettaglio.
1- Coinvolgi il team
Il primo passo importante è coinvolgere nella creazione della Mappa delle Responsabilità tutte le persone che esercitano un ruolo chiave nella tua azienda.
Organizza una riunione o una serie di workshop per presentare loro cos’è e come funziona la Mappa delle Responsabilità e spiega i benefici di cui potrete giovare. Coinvolgere tutti gli attori permette alla tua azienda di:
Avere una visione condivisa: tutti comprenderanno l'importanza di questo strumento e si sentiranno parte attiva del processo
Raccogliere input preziosi: ogni membro del team avrà un punto di vista unico e personale, che potrà arricchire la conversazione e migliorare la strategia.
Aumentare l'accettazione: se vengono coinvolti tutti fin dall'inizio, è più facile ottenere l'adesione alla Mappa una volta completata.
2 - Identifica le macro-funzioni
Procedi poi identificando le principali aree funzionali della tua azienda. Queste macro-funzioni sono come i pilastri che sostengono l'edificio aziendale.
Ogni azienda deve avere almeno 3 macro-funzioni:
Marketing e vendite: tutto ciò che riguarda la promozione, la vendita e la gestione dei clienti
Operations: tecnologia, produzione, logistica, gestione dei fornitori e qualità
Finanza e amministrazione: gestione del budget, della contabilità, risorse umane e infrastrutture IT
Le macro-funzioni possono essere personalizzate a seconda del tipo di azienda, alle dimensioni e al modello di business, ma sempre partendo da questa struttura di base e dividendo le aree fondamentali da presidiare particolarmente bene.
La domanda fondamentale a cui devi rispondere per creare una Mappa delle Responsabilità funzionale è: quali sono le macro-funzioni veramente fondamentali per la mia azienda? Cioè quelle che devono essere presidiate in modo forte per consentire all’azienda di crescere nei prossimi 6-12 mesi?
Una volta fatto questo, occorre definire la funzione dell’Integratore, responsabile di far funzionare il tutto in modo armonioso, di prendere le decisioni difficili quando non c’è consenso, dettare i tempi e coordinare il team delle persone chiave.
Nel 50% dei casi le macro-funzioni si fermano qui, ma nel restante 50% occorre aggiungere un’ulteriore macro-funzione, quella del Visionario. Questa funzione è l’unica ad-personam e occorre definirla se hai una figura visionaria all'interno dell'azienda (molto spesso uno dei proprietari): le persone visionarie tipicamente hanno tantissime idee e soluzioni, alcune delle quali sono quelle giuste per fare i salti di qualità all’azienda.
Il problema è che le persone visionarie non sono a proprio agio nel dettare i tempi e troppo spesso cambiano idee e priorità.
Tante volte ho incontrato imprenditori visionari intrappolati nel ruolo di integratore… e non c’è situazione peggiore per l’organizzazione e per le persone del team!
Per questo è fondamentale chiarire a tutti se esiste un visionario nell’organizzazione e soprattutto definire le sue responsabilità evidenziando in modo chiaro il valore aggiunto che porta al team.
3 - Definisci le macroattività
Una volta individuate le macro-funzioni, assegna a ciascuna di esse un piccolo numero di macroattività (5 è un buon numero). Non occorre entrare nei dettagli, ma dovrai indicare tutte le macroattività di cui la macro-funzione è responsabile.
Quando hai finito di farlo, assicurati che:
Le macroattività di una stessa macrofunzione siano omogenee (non puoi mettere gestione dei clienti e manutenzione dei sistemi IT in una stessa macro-funzione… lo dico perché succede veramente!)
Non ci siano squilibri importanti nel numero di macroattività per macrofunzione (se una macrofunzione ha 10 macroattività forse dovrebbe essere divisa in due, mentre un’altra che ne ha 2 forse non è così indispensabile che sia separata)
Tutte le macroattività di cui ha bisogno l’azienda siano assegnate a un’unica funzione e non ci siano macroattività parcellizzate tra più funzioni.
4 - Assegna le responsabilità
Solo a questo punto, per ogni macro-funzione, identifica una e una sola persona responsabile. Ricordati che se più persone sono responsabili, nessuna è responsabile e assicurati che le responsabilità siano chiare e non si sovrappongano.
A questo punto sarà molto più facile se la tua organizzazione ha le persone giuste nei posti giusti.
Per cominciare, tutte le persone identificate dovrebbero condividere la cultura aziendale: se non hai ancora codificato i tuoi valori aziendali puoi fare una verifica “di pancia”, altrimenti puoi verificare comportamenti e/o episodi specifici.
Poi, una macro-funzione per volta, dovresti valutare la persona responsabile rispetto alle singole macro-attività lungo 3 componenti fondamentali: volontà, attitudine e capacità.
Mentre le prime due devono esserci, senza esitazione, la capacità è qualcosa che si può costruire nel tempo, se la tua organizzazione può attendere.
Questa analisi ti permetterà di fare un veloce assessment delle competenze, attraverso il quale troverai velocemente quel 20% di azioni che ti consentirà di ottenere l’80% dei risultati.
Ne vale davvero la pena.
5 - Rivedi e aggiorna regolarmente
La Mappa delle Responsabilità è uno strumento dinamico, che deve essere rivisto e aggiornato regolarmente per riflettere i cambiamenti nell'organizzazione.
Oltre ad aumentare la produttività, eliminare le ambiguità, ottimizzare i processi e tutti gli altri vantaggi per la tua azienda che abbiamo visto all'inizio, la Mappa delle Responsabilità aumenterà anche la soddisfazione dei dipendenti e ti permetterà di liberare una grande parte del tempo che prima spendevi per risolvere urgenze e problemi di comunicazione.
Quando le persone sanno chiaramente cosa devono fare e a chi rivolgersi, sono più soddisfatte del loro lavoro e stimolate ad andare avanti.
Se vuoi approfondire il tema, ho parlato in maniera più dettagliata della Mappa delle Responsabilità in questo podcast. Ascoltalo dopo aver scaricato a questo link la guida schematica che lo accompagna.
Spero che questo articolo ti sia stato utile. Per approfondimenti o per un commento non esitare a scrivermi a raffaele@hikeupceoroundtable.com.
Raffaele Contino